De aanvraag indienen
Na bovenstaande voorbereidende stappen heb je een aardig beeld gekregen van de thema’s die jouw instelling al op orde heeft en de thema’s waar je nog aan moet werken. Heb je bijvoorbeeld nog geen duurzaamheidsbeleid? Ga hier dan eerst mee aan de slag. Gebruik de wegwijzer en onderzoek ook in de CoreTrustSeal Requirements welke eisen rondom duurzaamheid zijn opgenomen.
Is de inschatting dat jouw instelling er klaar voor is? Ga dan daadwerkelijk aan de slag met het invullen van de Requirements. Op de website van de CoreTrustSeal staat uitgebreide informatie over de aanvraagprocedure. Bestudeer ook de rest van de website voor relevante informatie en voorbeelden van digitale archieven (repositories) die al gecertificeerd zijn.
Je kunt de aanvraagmodule van de CoreTrustSeal gebruiken om de antwoorden op de Requirements te noteren en bij te werken. Je kunt de ingevulde antwoorden net zo lang bewerken of opslaan totdat je de aanvraag indient.
Ga per Requirement na welk compliance level (0-4) je jezelf ongeveer denkt te kunnen geven. Schrijf per Requirement een aantal steekwoorden op die je gedachtengang ondersteunen. Bij scores lager dan 3 is er werk aan de winkel voordat je de aanvraag kunt indienen.
Schrijf dan je antwoorden uit. Zorg dat je alle toetspunten (de bulletpoints) meeneemt in je beantwoording, maar maak er per vraag wel een lopende tekst van. Als bulletpoints niet van toepassing zijn voor jouw instelling geef dan aan waarom niet.
Als Engels niet je eerste taal is, kan het helpen de beantwoording in het Nederlands te doen en later een professionele vertaler in te zetten. Zorg dat de vertaler de juiste terminologie uit de Glossary hanteert.
Maak gebruik van de 8 tips uit de praktijk in deze Wegwijzer of kijk op de website van CoreTrustSeal. Let hierbij op dat de Requirements elke 3 jaar vernieuwd worden, dus zorg dat je aan de slag gaat met de juiste versie.
Start het certificeringsproces via de CoreTrustSeal Application Management Tool (AMT), maak een account aan en start de aanvraagprocedure. Daarna volgen de vervolgstappen vanzelf.
De CoreTrustSeal aanvraag wordt door twee onafhankelijke (peer)reviewers beoordeeld. De term ‘peer’ wil zeggen dat de reviewers veelal ervaringsdeskundigen zijn die voor hun organisatie hetzelfde certificeringstraject doorlopen hebben.